Ký hợp đồng điện tử là gì, cần chuẩn bị gì?

Ký hợp đồng điện tử là gì, hiện nay hợp đồng điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong xã hội hiện nay, và sẽ trở thành xu thế trong tương lai. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình ký kết diễn ra suôn sẻ cần nắm rõ ký hợp đồng điện tử cần chuẩn bị gì và quy trình ký hợp đồng điện tử.

Ký hợp đồng điện tử cần chuẩn bị gì.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về hợp đồng điện tử  như sau:

“Điều 34. Hợp đồng điện tử

1. Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.”

Như vậy, hiểu một cách đơn giản hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được giao kết thông qua sự tương tác của hệ thống thông tin tự động và được đảm bảo về tính pháp lý.

2. Ký hợp đồng điện tử cần chuẩn bị gì?

Ký hợp đồng điện tử là gì? Nếu như bạn là người mới cần đặc biệt lưu ý chuẩn bị kỹ các 

1. Hợp đồng điện tử

Bạn cần chuẩn bị hợp đồng điện tử thông thường được lưu trữ dưới dạng file PDF hoặc các định dạng văn bản khác có thể chỉnh sửa. Hợp đồng điện tử đảm bảo đầy đủ về nội dung tuân thủ quy định của pháp luật, như: thông tin các bên, đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều kiện thanh toán, giải quyết tranh chấp…

2. Chữ ký số

Đối với các hợp đồng bắt buộc phải có chữ ký thì người ký buộc phải chuẩn bị chữ ký số (chữ ký đáp ứng các điều kiện về chữ ký số an toàn theo quy định của pháp luật).

Chữ ký số là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử và được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền và được sử dụng để xác thực danh tính của người ký.

3. Máy vi tính/ laptop đã cài đặt phần mềm chữ ký số tương thích và có kết nối mạng internet

Bên cạnh chữ ký số, cá nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị máy tính hoặc laptop đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

Đã cài đặt phần mềm hỗ trợ ký tương thích với chữ ký số (phần mềm do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp). Phần mềm này cho phép thực hiện tạo chữ ký số, quản lý chữ ký số.

Máy tính/ laptop đảm bảo kết nối internet ổn định, đây là điều kiện cần thiết để quá trình ký kết diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.

4. Các thông tin khác

Khi thực hiện ký hợp đồng điện tử, cá nhân hoặc đơn vị bắt buộc phải có địa chỉ email, số điện thoại riêng để xác thực thông tin hay nhận thông tin về hợp đồng. Cụ thể:

• Địa chỉ email: Để gửi và nhận hợp đồng điện tử.
• Số điện thoại: Để liên hệ xác nhận thông tin khi cần thiết.

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử 

Nắm rõ quy trình ký hợp đồng điện tử sẽ giúp chủ thể tham gia giao kết thực hiện giao kết hợp đồng một cách chuyên nghiệp, thuận lợi, tránh được rủi ro không đáng có.

Quy trình ký hợp đồng điện tử.

3.1 Quy trình ký hợp đồng điện tử

Quy trình ký hợp đồng điện tử thường bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng

Soạn thảo hợp đồng và lưu dưới dạng file điện tử.

• Bước 2: Ký số

Sử dụng phần mềm hỗ trợ, bạn sẽ tiến hành ký số vào hợp đồng bằng chứng chỉ số của mình.

• Bước 3: Gửi hợp đồng

Sau khi tạo hợp đồng, ký số bên đề nghị giao kết hợp đồng sẽ gửi hợp đồng đã ký số cho đối tác qua email hoặc các kênh khác đảm bảo các bên có thể nhận và đọc được hợp đồng.

• Bước 4: Xác nhận

Đối tác sẽ nhận hợp đồng và tiến hành ký số.

• Bước 5: Lưu trữ: 

Các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử lưu trữ bản hợp đồng đã ký số để làm bằng chứng pháp lý.

3.2 Lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử:

• Tính pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.
• Không phải hợp đồng nào cũng có thể ký hợp đồng điện tử: Không ký hợp đồng điện tử nếu là mua bán nhà đất. 
• Tính bảo mật: Các bên cần bảo mật tốt thông tin cá nhân và chứng chỉ số để tránh bị giả mạo.
• Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín: Nên chọn các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo tính bảo mật và an toàn.

Nắm rõ, ký hợp đồng điện tử là gì, cần chuẩn bị gì giúp bạn ký hợp đồng điện tử thuận lợi, tạo hình ảnh chuyên nghiệp và được đánh giáo cao. Tuy nhiên, cần lưu ý đối với các loại hợp đồng đặc biệt bắt buộc phải ký hợp đồng giấy để tránh rủi ro về tính pháp lý. Tham khảo thêm nhiều thông tin tại https://hopdongdientu.net.vn/.