Số hợp đồng là gì, đây là mã số định danh riêng do các bên đặt ra để quản lý, tra cứu và phân biệt từng hợp đồng trong quá trình ký kết, thực hiện và lưu trữ. Vậy khi đánh số hợp đồng cần lưu ý điều gì, cùng HDDT lý giải thông tin ngay dưới đây nhé.
Số hợp đồng là gì? Lưu ý gì khi đánh số hợp đồng.
1. Ý nghĩa của số hợp đồng
- Giúp quản lý, sắp xếp, lưu trữ hợp đồng khoa học
- Thuận tiện khi tra cứu, đối chiếu, thanh toán, thanh tra
- Là căn cứ xác định hợp đồng nào đang được nhắc đến khi có tranh chấp
Lưu ý quan trọng (từ 2026)
- Với hợp đồng lao động điện tử, ngoài số hợp đồng do doanh nghiệp đặt, còn có mã định danh (ID) do Nền tảng Hợp đồng Lao động điện tử quốc gia cấp
- 👉 Số hợp đồng ≠ mã định danh điện tử, nhưng được sử dụng song song
2. Cách cách đánh số hợp đồng hợp lý
Dưới đây là cách đánh số hợp đồng hợp lý, dễ quản lý và đúng thực tế doanh nghiệp (đặc biệt phù hợp với hợp đồng lao động & hợp đồng điện tử từ 2026):
Nguyên tắc đánh số hợp đồng
- Duy nhất – không trùng lặp
- Dễ hiểu – dễ tra cứu
- Thể hiện được loại hợp đồng & thời gian
- Dùng ổn định lâu dài (không đổi mỗi năm)
Không. Số hợp đồng KHÔNG bắt buộc theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, việc đánh số hợp đồng là rất cần thiết và gần như bắt buộc trong thực tế.
3. Vậy vì sao hầu hết hợp đồng đều có số?
Vì số hợp đồng giúp:
- ✅ Quản lý, lưu trữ, tra cứu nhanh
- ✅ Phân biệt các hợp đồng ký cùng thời điểm
- ✅ Dễ đối chiếu khi thanh tra, kiểm toán
- ✅ Tránh nhầm lẫn khi phát sinh tranh chấp
4. Quy định về đánh số hợp đồng kinh tế
🔹 Nguyên tắc chung
- Mỗi hợp đồng = 1 số duy nhất
- Không trùng – không sửa sau khi ký
- Áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp
5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đánh dấu đúng chuẩn
✅ Ban hành quy chế nội bộ về đánh số hợp đồng
✅ Có sổ hoặc file theo dõi số hợp đồng kinh tế
✅ Ghi thống nhất số hợp đồng trên:
- Hợp đồng chính
- Phụ lục
- Biên bản nghiệm thu, thanh lý
Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử
Với những thông tin trên bạn hoàn toàn có thể giải đáp được thắc mắc số hợp đồng là gì và những lưu ý khi đánh số hợp đồng. Cảm ơn bạn đã lắng nghe, chúc bạn có thêm thật nhiều kiến thức bổ ích.
Leave a Reply