Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chữ ký số là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Vì vậy, khi chứng thư số hết hạn, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng không ký được tờ khai, không gửi được hồ sơ hoặc phát sinh lỗi khi thực hiện các nghiệp vụ trên hệ thống Hải quan.
Đáng chú ý, việc chữ ký số hết hạn không đồng nghĩa với việc tờ khai hải quan đã đăng ký trước đó tự động mất giá trị. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa tờ khai đã được ký, gửi và tiếp nhận trước thời điểm chứng thư hết hạn với giao dịch mới phát sinh sau khi chữ ký số hết hạn.
Năm 2026, quy định về thủ tục hải quan tiếp tục được cập nhật, trong đó Thông tư 121/2025/TT-BTC đã sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần cập nhật quy định hiện hành thay vì chỉ dựa vào cách xử lý trước đây.
Chữ ký số có vai trò gì trong khai báo hải quan điện tử?
1. Chữ ký số có vai trò gì trong khai báo hải quan điện tử?
Chữ ký số được sử dụng để xác thực người khai khi thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC, chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng điều kiện theo quy định và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải thuộc danh sách được cơ quan Hải quan xác nhận tương thích với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Người khai cũng phải đăng ký chữ ký số với cơ quan Hải quan trước khi sử dụng.
Thông tin đăng ký chữ ký số với Hải quan có liên quan đến số nhận dạng chữ ký số (Serial Number) và thời hạn hiệu lực. Khi có thay đổi, gia hạn chứng thư số, thay đổi cặp khóa hoặc tạm dừng chứng thư, người khai phải thực hiện đăng ký lại theo quy định.
Do đó, chữ ký số không chỉ đơn giản là thiết bị để “bấm ký”, mà còn gắn với thông tin nhận diện của doanh nghiệp trong hệ thống thủ tục hải quan điện tử.
2. Chữ ký số hết hạn có ảnh hưởng đến tờ khai hải quan không?
Có, nhưng mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào thời điểm tờ khai được thực hiện.
Có thể chia thành hai trường hợp:
a. Trường hợp 1: Tờ khai đã được ký và hệ thống tiếp nhận trước khi chữ ký số hết hạn
Nếu doanh nghiệp đã thực hiện ký và gửi tờ khai thành công, hệ thống Hải quan đã tiếp nhận tờ khai trước thời điểm chứng thư số hết hạn thì việc chữ ký số sau đó hết hạn không nên được hiểu là làm tờ khai đã đăng ký tự động vô hiệu.
Nói cách khác, doanh nghiệp cần phân biệt: Chữ ký số hết hạn sau khi giao dịch đã hoàn tất với chữ ký số hết hạn trước khi thực hiện giao dịch mới.
Đây là hai tình huống hoàn toàn khác nhau.
b. Trường hợp 2: Chữ ký số đã hết hạn nhưng doanh nghiệp mới thực hiện khai báo
Đây là tình huống dễ phát sinh lỗi. Doanh nghiệp có thể không thực hiện được thao tác ký hoặc gửi dữ liệu điện tử theo quy trình yêu cầu chữ ký số hợp lệ.
Khi đó, doanh nghiệp cần gia hạn hoặc sử dụng chứng thư số mới, sau đó đăng ký/cập nhật thông tin chữ ký số với cơ quan Hải quan trước khi tiếp tục thực hiện các giao dịch cần ký.
3. Chữ ký số hết hạn có làm tờ khai đang thông quan bị hủy không?
Không nên hiểu rằng cứ chữ ký số hết hạn là tờ khai đang thực hiện sẽ tự động bị hủy.
Trạng thái của tờ khai phải được xem xét trên hệ thống và theo nghiệp vụ cụ thể.
Ví dụ: Doanh nghiệp A đăng ký tờ khai lúc 10h00 ngày 10/9. Chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký và gửi tờ khai. Đến ngày 12/9, chứng thư số hết hạn.
Việc chứng thư hết hạn vào ngày 12/9 không đồng nghĩa tờ khai đã đăng ký ngày 10/9 tự động bị xóa hoặc mất giá trị.
Tuy nhiên, nếu ngày 12/9 doanh nghiệp cần thực hiện một nghiệp vụ mới yêu cầu ký điện tử thì chứng thư đã hết hạn có thể khiến thao tác không thực hiện được. Quy trình doanh nghiệp cần xác định
- B1: Tời khai đã đăng ký hay chưa?
- B2: Đã được hệ thống tiếp nhận chưa
- B3: Thao tác đang cần thực hiện là gì?
- B4: Chữ ký số hết hạn từ thời điểm nào?
4. Chữ ký số hết hạn có thể gây ra những lỗi nào?
Tùy phần mềm và nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể gặp các thông báo liên quan đến chứng thư số như:
- Chứng thư số đã hết hạn.
- Chứng thư số không hợp lệ.
- Không tìm thấy chứng thư số.
- Chứng thư số không được hệ thống chấp nhận.
- Không thể ký dữ liệu.
- Không thể xác thực chữ ký.
- Chữ ký số chưa được đăng ký hoặc không khớp với thông tin đã đăng ký.
Không phải tất cả các lỗi trên đều do chứng thư hết hạn. Lỗi cũng có thể xuất phát từ USB Token, driver, phần mềm ký, cấu hình máy tính, chứng thư mới chưa được cập nhật hoặc thông tin đăng ký với Hải quan chưa khớp.
Do đó, không nên chỉ nhìn thấy thông báo lỗi rồi kết luận ngay rằng “hệ thống Hải quan bị lỗi”.
5. Điều gì xảy ra khi doanh nghiệp gia hạn chữ ký số?
Đây là điểm rất quan trọng. Theo quy định về đăng ký chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, khi gia hạn chứng thư số, người khai hải quan phải thực hiện đăng ký lại thông tin chữ ký số với cơ quan Hải quan.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng: “Chữ ký số gia hạn với nhà cung cấp thì hệ thống Hải quan tự động nhận diện ngay.”Cần kiểm tra cả trạng thái đăng ký chữ ký số với Hải quan.
Nếu doanh nghiệp sử dụng một chứng thư số mới có Serial Number khác chứng thư cũ, việc cập nhật thông tin trên hệ thống càng cần được thực hiện đầy đủ.
6. Đổi chữ ký số mới có ảnh hưởng đến tờ khai cũ không?
Thông thường, doanh nghiệp có thể tiếp tục quản lý và xử lý các nghiệp vụ theo trạng thái của các tờ khai đã được đăng ký trước đó; tuy nhiên, các giao dịch mới phát sinh sẽ sử dụng chữ ký số hiện hành đã được đăng ký.
Điểm cần lưu ý là: Đổi chữ ký số không đồng nghĩa với việc thay đổi hoặc tạo lại toàn bộ tờ khai đã đăng ký.
Doanh nghiệp cần xác định nghiệp vụ cụ thể trên tờ khai để biết có cần ký/gửi lại dữ liệu hay không.
Với những hồ sơ có tính chất đặc thù, đặc biệt là trường hợp đang phát sinh vướng mắc trên hệ thống, nên kiểm tra trực tiếp trạng thái giao dịch và hướng dẫn của cơ quan Hải quan thay vì tự ý khai lại.
7. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số mới ngay sau khi gia hạn không?
Không nên mặc định là có. Quy trình thực tế cần kiểm tra ít nhất các bước:
Gia hạn/cấp chứng thư số → kiểm tra chứng thư → đăng ký/cập nhật với Hải quan → kiểm tra trạng thái chấp nhận → thử giao dịch → tiếp tục khai báo.
Quy định về đăng ký chữ ký số với Hải quan yêu cầu người khai thực hiện đăng ký, và cơ quan Hải quan phản hồi việc chấp nhận hoặc từ chối thông tin đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên hoàn thành bước cập nhật trước khi có lô hàng cần xử lý gấp.
Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn giải đáp thắc mắc: Chữ ký số hết hạn ảnh hưởng thế nào đến tờ khai hải quan? Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin hãy truy cập website HDDT.
Leave a Reply