Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp ngày càng thực hiện nhiều thủ tục hành chính trên môi trường điện tử như thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, đăng ký doanh nghiệp và các dịch vụ công trực tuyến khác. Vì vậy, một câu hỏi khá phổ biến là: Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho dịch vụ công hay chỉ được dùng một chữ ký số duy nhất?
Câu trả lời là doanh nghiệp có thể sở hữu và sử dụng nhiều chứng thư/chữ ký số, nhưng việc một chữ ký số cụ thể có được chấp nhận hay không còn phụ thuộc vào từng hệ thống, thủ tục, phương thức xác thực và phạm vi sử dụng của chứng thư.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP hiện là một trong những văn bản quan trọng về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy; nghị định có hiệu lực từ ngày 10/04/2025. Theo quy định này, chứng thư chữ ký số công cộng được cấp cho thuê bao và trong chứng thư có thông tin về thuê bao, thời hạn hiệu lực, khóa công khai cũng như mục đích, phạm vi sử dụng.
1. Doanh nghiệp có được sử dụng nhiều chữ ký số không?
Câu trả lời là có. Về nguyên tắc, doanh nghiệp không bị giới hạn chỉ được sở hữu hoặc sử dụng duy nhất một chữ ký số cho mọi hoạt động.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều chữ ký số để phục vụ các nhu cầu khác nhau, chẳng hạn:
- Một chữ ký số phục vụ giao dịch thuế.
- Một chữ ký số phục vụ nghiệp vụ hải quan.
- Một hoặc nhiều chữ ký số cho các cá nhân có thẩm quyền ký.
- Chữ ký số dự phòng khi chứng thư chính gặp sự cố.
- Chữ ký số từ xa dành cho người thường xuyên làm việc ngoài văn phòng.
Điểm cần lưu ý là có nhiều chữ ký số không đồng nghĩa với việc mọi chữ ký số đều có thể sử dụng thay thế cho nhau trên mọi hệ thống.
Khả năng sử dụng còn phụ thuộc vào yêu cầu của từng thủ tục và hệ thống tiếp nhận.
2. Vì sao doanh nghiệp có thể cần nhiều chữ ký số?
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể có nhiều bộ phận cùng tham gia giao dịch điện tử.
Ví dụ:
- Kế toán thực hiện giao dịch Thuế.
- Nhân viên xuất nhập khẩu thực hiện thủ tục Hải quan.
- Bộ phận nhân sự thực hiện giao dịch BHXH.
- Người đại diện hoặc người được ủy quyền thực hiện các hồ sơ có yêu cầu xác nhận của người có thẩm quyền.
Nếu tất cả cùng sử dụng một chữ ký số duy nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý quyền sử dụng, thiết bị và trách nhiệm của từng người.
Do đó, việc sử dụng nhiều chữ ký số có thể giúp doanh nghiệp phân tách người dùng, nghiệp vụ và quyền ký.
3. Nhiều chữ ký số có nghĩa là nhiều người cùng được ký thay doanh nghiệp?
Không nên hiểu như vậy. Đây là điểm quan trọng về mặt quản trị.
Chữ ký số xác định chủ thể ký theo chứng thư và thẩm quyền được gắn với việc sử dụng chữ ký đó.
Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, đối với chữ ký số của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền, việc sử dụng phải phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp, phát hành chứng thư chữ ký số. Trường hợp ký thay, ký thừa lệnh được thực hiện bởi người được giao hoặc ủy quyền theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt: Có nhiều chữ ký số không đồng nghĩa với ai cũng được phép ký mọi loại hồ sơ.
4. Có thể dùng nhiều chữ ký số trên Cổng Dịch vụ công không?
Có thể, nhưng phải căn cứ vào yêu cầu của từng thủ tục.
Một số thủ tục hành chính cho phép hồ sơ điện tử được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Chẳng hạn, thông tin hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia đối với thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng nêu rằng hồ sơ có thể được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục.
Điều này cho thấy doanh nghiệp cần xem từng thủ tục cụ thể thay vì áp dụng một quy tắc chung cho tất cả dịch vụ công.
Có thủ tục yêu cầu chữ ký số của đúng chủ thể có thẩm quyền; có thủ tục lại cho phép người được ủy quyền thực hiện theo quy định.
5. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của nhiều nhà cung cấp không?
Về nguyên tắc, doanh nghiệp có thể có chứng thư chữ ký số do các tổ chức cung cấp dịch vụ khác nhau phát hành.
Tuy nhiên, khi sử dụng trong một hệ thống dịch vụ công cụ thể, doanh nghiệp phải kiểm tra:
- Hệ thống có hỗ trợ chứng thư đó không.
- Chứng thư số còn hiệu lực hay không.
- Chữ ký số có đúng loại được chấp nhận không.
- Chữ ký có phù hợp với chủ thể và mục đích giao dịch không.
- Có cần đăng ký hoặc cập nhật chứng thư trước khi sử dụng không.
- Phần mềm chữ ký số có tương thích không.
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định chứng thư chữ ký số công cộng có mục đích và phạm vi sử dụng, vì vậy doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc “đã có chữ ký số” mà bỏ qua phạm vi áp dụng của chứng thư và yêu cầu của hệ thống. Tham khảo chi tiết tại HDDT để có thêm nhiều thông tin bổ ích.
Leave a Reply