Có thể nói hợp đồng điện tử là các giao dịch được thực hiện dựa trên các phương tiện thiết bị điện, điện tử, từ tính, công nghệ điện toán đám mây, kỹ thuật số. Các giao dịch này có thể là việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền, nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại. Việc sử dụng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Để hiểu rõ quy trình ký kết hợp đồng qua email như thế nào tham khảo bài viết ngay dưới đây nhé .
1.Tìm hiểu điều kiện ký kết hợp đồng điện tử
- Giao kết hợp đồng qua Email phải có thỏa thuận chi tiết, phù hợp với luật giao dịch Điện tử.
- Cần có hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các bên về giao dịch qua Email như nhân lực, quy chế quản lý và phương tiện. Trong đó nguồn nhân lực phải cẩn trọng, trung thực, quy chế phải đầy đủ và chặt chẽ, phương tiện phải hiện đại, đáp ứng được nhu cầu công việc.
- Trình tự, thủ tục ký kết phải được các bên thống nhất rõ ràng, rành mạch. Đặc biệt là điều kiện để tài liệu giao dịch phải có hiệu lực và đảm bảo tuyệt đối tính an toàn dữ liệu, đầy đủ các thông tin về quy trình nhận gửi, địa điểm thời gian giao dịch, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
- Mẫu dấu công ty, chức danh, chữ ký có người có trách nhiệm ký hợp đồng, thông tin email, địa điểm, số điện thoại để phục vụ giao dịch phải được các bên đăng ký với nhau
- Mỗi bên tham gia hợp đồng điện tử sẽ giữ một bản gốc để đối chiếu và cần có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản email gốc và email tùy chỉnh theo tính chất giao dịch.
Giao dịch viên của các bên phải giữ liên lạc với nhau bằng điện thoại, số fax để thuận tiện trao đổi các thông tin liên quan đến giao dịch. Phương tiện này sẽ tăng thêm tính minh bạch và chứng cứ cho giao dịch.
2. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email
Hợp đồng điện tử ngày càng trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp bởi nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập từ email để xem hợp đồng:
Đầu tiên người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smart phone…
– Nếu trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số.
– Để thực hiện xem xét hoặc ký, người tham gia chọn nút [Xem tài liệu] trong email, hệ thống hiển thị màn hình xác nhận truy cập. Nhập địa chỉ email nhận mail thông báo và mã truy cập đã gửi vào email tại màn hình xác thực truy cập để xem nội dung hợp đồng và thực hiện xem xét hoặc ký hợp đồng điện tử.
– Sau đó hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng, các ô dữ liệu cần điền.
– Tiếp đến sử dụng phím di chuyển lên xuống để di chuyển nhanh đến trang có ô dữ liệu cần điền và trang có chữ ký.
– Cuối cùng để điền thông tin vào ô dữ liệu, nhấp trỏ chuột trên màn hình máy tính hoặc nhấp tay vào màn hình tablet/điện thoại smartphone Người dùng nhập thông tin vào ô dữ liệu (nếu có).
Bước 2: Xem xét hợp đồng
Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi hợp đồng điện tử được chuyển đến cho người ký hoặc những người xem xét tiếp theo.
– Đầu tiên người xem xét có thể phải hoàn tất điền một số thông tin trên hợp đồng nếu người tạo có yêu cầu. Các ô thông tin cần điền được hiển thị trong hợp đồng
– Sau khi điền các ô thông tin, người dùng chọn vào ô xác nhận việc đã đọc hiểu và đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử để chuyển sang bước xác nhận hoàn tất xem xét.
– Trường hợp chưa điền hết thông tin, muốn lưu lại nội dung đã điền để lần sau quay lại xử lý tiếp, người dùng chọn vào nút lưu thao tác. Thông tin đã điền sẽ được bảo lưu để người dùng tiếp tục xử lý trong phiên đăng nhập sau.
– Sau đó để tải bản hợp đồng xuống máy trạm, chọn nút [Tải xuống]
– Nếu đồng ý với nội dung hợp đồng, chọn nút [đã xem xét] để xác nhận. Hệ thống chuyển hợp đồng về chế độ chỉ xem với người dùng hiện tại, đồng thời gửi email
– Nếu không đồng ý với nội dung hợp đồng, chọn nút [Từ chối].
Bước 3: Ký hợp đồng điện tử
- Đầu tiên, lựa chọn biểu tượng bút ký trên hợp đồng
- Lựa chọn hình thức ký là tải file ảnh hoặc ký trực tiếp lên màn hình.
- Chọn “Điền chữ ký vào hợp đồng”, lưu ý có thể chỉnh sửa chữ ký bằng thao tác tải file ảnh khác hoặc ký vẽ lại. Hoặc cũng có thể sử dụng chữ ký số để đảm bảo sự tiện lợi.
- Chọn “Đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử” để hoàn tất việc ký kết hợp đồng điện tử qua email.
Như vậy với những thông tin hợp đồng điện tử cung cấp trên bạn hoàn toàn có thể biết được quy trình ký kết hợp đồng qua email như thế nào, Để có thể biết thêm nhiều thông tin chi tiết vui lòng theo dõi và truy cập website nhé. Chúc bạn ngày mới tốt lành.
Leave a Reply