Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp khi ký hợp đồng điện tử cần đặc biệt lưu ý nhiều quy định mới liên quan đến xác thực danh tính, lưu trữ dữ liệu, chữ ký số và tính pháp lý của hợp đồng điện tử. Việc không tuân thủ có thể khiến hợp đồng bị tranh chấp hoặc không đủ giá trị pháp lý. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ.
Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng từ 1/7/2026
1. Xác thực danh tính người ký phải rõ ràng
Doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra chính xác thông tin người ký
- Đồng bộ thông tin với tài khoản định danh điện tử/VNeID (nếu có yêu cầu)
- Đảm bảo người ký có thẩm quyền đại diện hợp pháp
Đây là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro giả mạo chữ ký hoặc tranh chấp về chủ thể ký kết.
2. Chữ ký điện tử phải đáp ứng điều kiện pháp luật
Không phải mọi chữ ký online đều hợp lệ. Doanh nghiệp nên:
- Sử dụng chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp
- Kiểm tra thời hạn chứng thư số
- Đảm bảo chữ ký có khả năng xác minh và chống chỉnh sửa dữ liệu
Theo quy định về giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng xác thực chủ thể ký.
3. Lưu trữ hợp đồng điện tử đúng quy định
Việc lưu trữ quản lý hợp đồng của doanh nghiệp dễ dàng hơn.
Từ 2026, yêu cầu về quản lý dữ liệu số ngày càng chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cần:
- Lưu trữ hợp đồng an toàn, có khả năng truy xuất
- Sao lưu dữ liệu định kỳ
- Đảm bảo tính toàn vẹn của file hợp đồng sau khi ký
Việc thất lạc hoặc chỉnh sửa dữ liệu có thể ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của hợp đồng.
>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử
4. Kiểm tra nền tảng ký hợp đồng điện tử
Doanh nghiệp nên ưu tiên:
- Nền tảng có khả năng định danh người dùng
- Có nhật ký ký số (log ký)
- Hỗ trợ timestamp, OTP, xác minh nhiều lớp
- Đáp ứng quy định về giao dịch điện tử và an toàn thông tin
Một số quy định mới cũng bắt đầu siết chặt quản lý đối với nền tảng hợp đồng điện tử quy mô lớn.
5. Nội dung hợp đồng cần đầy đủ như hợp đồng giấy
Hợp đồng điện tử vẫn phải đảm bảo:
- Thông tin các bên
- Điều khoản quyền và nghĩa vụ
- Giá trị thanh toán
- Điều khoản xử lý vi phạm
- Thời điểm có hiệu lực
Thiếu nội dung quan trọng có thể khiến hợp đồng khó bảo vệ khi xảy ra tranh chấp.
Bên cạnh đó, việc chủ động rà soát quy trình ký kết, chuẩn hóa chữ ký số, nâng cấp hệ thống lưu trữ và đào tạo nhân sự cũng giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Đây không còn chỉ là giải pháp công nghệ hỗ trợ vận hành mà đang dần trở thành yêu cầu tất yếu trong môi trường kinh doanh số hiện đại.
Doanh nghiệp càng chuẩn bị sớm thì càng dễ thích nghi với các quy định mới, giảm áp lực khi chính sách bắt đầu áp dụng đồng bộ. Đồng thời, việc đầu tư đúng vào nền tảng hợp đồng điện tử uy tín ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ sinh thái giao dịch an toàn, minh bạch và có giá trị pháp lý lâu dài. Tham khảo HDDT để biết nhiều thông tin hơn nữa nhé.
Leave a Reply