Chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý hệ thống tài sản, doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản lý tài sản vào sản xuất kinh doanh. Vậy phần mềm QLTS là gì và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
1. Phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp là gì?
Mỗi một doanh nghiệp đều có đa dạng hệ thống tài sản. Mỗi tài sản lại được chia thành các dòng tài sản khác nhau. Quy mô doanh nghiệp lớn, hệ thống sản xuất đa dạng với nhiều chuỗi hoạt động thì việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản ( QLTS) cho doanh nghiệp là điều cần thiết.
Ứng dụng phần mềm quản lý hệ thống tài sản vào vận hành doanh nghiệp
Phần mềm QLTS là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và giám sát hiệu suất của dòng tài sản. Theo đó, việc vận hành tài sản, bảo trì tài sản, nâng cấp hay thu hồi tài sản đều được kiểm tra chi tiết. Ứng dụng tốt phần mềm QLTS vào quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực. chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình sử dụng…
2. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, quản lý tài sản 1 cách chuyên nghiệp là vấn đề quan trọng. Không chỉ khắc phục sai sót, hạn chế tối đa tổn thất về mặt chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp. Trong thời buổi công nghệ 4.0, ứng dụng phần mềm QLTS là nhu cầu quan trọng hàng đầu cho mỗi doanh nghiệp hiện nay.
a)Tối ưu quy trình quản lý tài sản
Trước đây, doanh nghiệp quản lý hệ thống tài sản thủ công bằng sổ sách, file excel dẫn đến quy trình theo dõi và kiểm tra gặp nhiều khó khăn. Thay vì sử dụng hình thức thủ công, ứng dụng phần mềm QLTS thống kê danh sách tài sản 1 cách dễ dàng.
Toàn bộ dữ liệu về tài sản sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm QLTS, nhờ đó mà việc chia sẻ dữ liệu, đối soát dữ liệu, kiểm kê dữ liệu… được thuận tiện hơn. Ngoài ra, người quản lý có thể truy cập vào phần mềm QLTS và theo dõi mọi lúc, mọi nơi. Từ đó, giảm tải việc phụ thuộc vào những cán bộ chuyên kiểm soát tài sản, giúp quy trình giám sát minh bạch hơn.
Phần mềm QLTS giúp quy trình giám sát minh bạch hơn
b)Tích hợp đầy đủ tác vụ trên 1 hệ thống duy nhất
Chỉ với 1 hệ thống phần mềm quản lý tài sản duy nhất, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Phần mềm QLTS có tính năng phân cấp quyền quản lý để phân chia cấp độ sử dụng với mỗi cán bộ nhân viên.
Cán bộ nhân viên có thể dễ dàng thao tác đầy đủ các tác vụ cần có trên phần mềm. Từ đó, có thể nhanh chóng đưa ra những phương án giải quyết khi xảy ra những vấn đề phát sinh.
c) Kiểm tra tài sản nhanh chóng
Sử dụng phần mềm QLTS, doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu tài sản. Thông tin tài sản bao gồm tài sản cố định, điều kiện ghi nhận tài sản cố định hay giá trị sử dụng của tài sản… đều được thống kê đầy đủ trên phần mềm QLTS.
Kiểm kê tài sản là hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp trong quá trình vận hành và kinh doanh và tiêu tốn nhiều thời gian của người quản lý tài sản. Ứng dụng phần mềm QLTS, người quản lý tài sản dễ dàng truy cập vào thuộc tính, tìm kiếm mọi thông tin cần thiết liên quan đến tài sản.
Phần mềm QLTS kiểm tra tài sản và kết xuất báo cáo chi tiết về thuộc tính và tình trạng của tài sản. Phần mềm QLTS cũng giúp người dùng đối chiếu dữ liệu, tình hình sử dụng tài sản của các phòng ban. Việc này giúp hoạt động kiểm kê tài sản được đảm bảo.
Kiểm kê tài sản 1 cách nhanh chóng và thuận tiện
d) Giảm bớt công việc quản trị
Trước đây, việc quản lý tài sản thủ công thường tốn rất nhiều thời gian và nhân lực. Chưa kể, sai sót số liệu, nhập liệu thiếu tài sản… thường xuyên xảy ra. Chủ doanh nghiệp cần bảng thống kê tài sản sẽ phải chờ đợi rất lâu để nhân viên quản lý lập phiếu, tạo file excel… Sau đó, công việc quản trị tài sản thủ công, đòi hỏi nhiều thời gian.
Với phần mềm quản lý tài sản, doanh nghiệp sẽ giảm bớt công tác quản trị. Dữ liệu về tài sản sẽ được cập nhật tự động. Doanh nghiệp tạo báo cáo tổng thể và toàn diện theo yêu cầu và dễ dàng kết xuất thành file gửi lãnh đạo doanh nghiệp.
e) Dễ thao tác và sử dụng
Phần mềm QLTS được thiết kế với giao diện dễ nhìn, mọi thao tác được hiển thị rõ ràng. Từ đó, giúp người sử dụng phần mềm 1 cách nhanh chóng và không ảnh hưởng đến năng suất của công việc. Ngoài ra, các phần mềm QLTS còn tích hợp video, tài liệu hướng dẫn sử dụng để người dùng tham khảo.
Như vậy, ứng dụng phần mềm quản lý tài sản vào doanh nghiệp là xu thế là nhu cầu cần thiết. Bên cạnh cải thiện quy trình làm việc, doanh nghiệp còn tiết kiệm chi phí, phân bổ nguồn lực và tài chính, tối ưu hiệu suất kinh doanh.
Leave a Reply