Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp đồng lao động điện tử để thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống. Hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn rút ngắn thời gian ký kết, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, bên cạnh việc bảo đảm tính pháp lý của hợp đồng, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn: Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là bao nhiêu năm? Việc lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu nào theo quy định pháp luật?
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng bởi việc lưu trữ không đúng quy định có thể ảnh hưởng đến quá trình giải quyết tranh chấp lao động, thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu thông tin trong tương lai.
1. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là bao nhiêu năm?
Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử.
Theo quy định hiện hành áp dụng từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử và các tài liệu điện tử liên quan trong lĩnh vực lao động phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng chấm dứt hiệu lực.
Điều này đồng nghĩa với việc ngay cả khi người lao động đã nghỉ việc hoặc hợp đồng đã hết hạn, doanh nghiệp vẫn phải duy trì việc bảo quản dữ liệu hợp đồng trong thời gian tối thiểu 10 năm.
Quy định này áp dụng đối với:
- Hợp đồng lao động điện tử.
- Phụ lục hợp đồng lao động.
- Các văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng.
- Thỏa thuận liên quan đến quan hệ lao động được lập dưới dạng điện tử.
- Dữ liệu ký điện tử và thông tin xác thực giao dịch điện tử.
2. Vì sao phải lưu trữ tới 10 năm?
Theo các chuyên gia pháp lý lao động, việc kéo dài thời gian lưu trữ nhằm đáp ứng nhiều mục tiêu quan trọng.
a. Bảo vệ quyền lợi của người lao động
Trong thực tế, tranh chấp hợp đồng lao động có thể phát sinh nhiều năm sau khi hợp đồng kết thúc. Hồ sơ hợp đồng là căn cứ quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
b. Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đối chiếu dữ liệu
Các thông tin về tiền lương, phụ cấp, chế độ bảo hiểm xã hội hoặc thời gian làm việc thường cần được đối chiếu khi phát sinh khiếu nại hoặc thanh tra.
c. Đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước
Cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ lao động trong quá trình thanh tra hoặc kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động.
d. Thúc đẩy chuyển đổi số
Việc quy định rõ thời hạn lưu trữ giúp doanh nghiệp chủ động đầu tư hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chuyên nghiệp, an toàn và bền vững.
3. Hợp đồng lao động điện tử cần được lưu trữ như thế nào?
Không chỉ quy định về thời gian lưu trữ, pháp luật còn đặt ra yêu cầu đối với chất lượng và tính an toàn của dữ liệu.
a. Bảo đảm tính toàn vẹn
Thông tin trong hợp đồng phải được bảo quản nguyên vẹn kể từ thời điểm ký kết. Mọi thay đổi hoặc chỉnh sửa trái phép đều có thể làm ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của tài liệu.
b. Có khả năng truy cập và tra cứu
Dữ liệu phải được lưu trữ theo cách cho phép doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và cung cấp khi cần thiết.
c. Đảm bảo an toàn thông tin
Hợp đồng lao động thường chứa nhiều dữ liệu cá nhân quan trọng như số CCCD, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng, thông tin bảo hiểm xã hội và mức lương. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
>>> Xem thêm: hợp đồng lao động, Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử
4. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp lưu trữ nào?
Các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử chuyên nghiệp thay vì lưu trữ thủ công trên máy tính cá nhân hoặc ổ cứng riêng lẻ.
Một hệ thống hợp đồng điện tử hiện đại thường cung cấp:
- Kho lưu trữ tập trung.
- Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng.
- Quản lý vòng đời hợp đồng.
- Lưu trữ dữ liệu dài hạn.
- Phân quyền người dùng.
- Nhật ký truy cập và chỉnh sửa.
- Tích hợp chữ ký số.
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động.
Nhờ đó doanh nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý vừa nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
5. Những rủi ro khi không lưu trữ đúng quy định
Những rủi ro khi không lưu trữ hóa đơn đúng quy định.
Việc không lưu trữ hoặc làm mất dữ liệu hợp đồng lao động điện tử có thể dẫn đến nhiều hệ quả như:
- Khó chứng minh quyền và nghĩa vụ khi xảy ra tranh chấp.
- Gặp khó khăn khi cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp hồ sơ.
- Mất căn cứ xác thực quá trình làm việc của người lao động.
- Tăng nguy cơ phát sinh trách nhiệm pháp lý và thiệt hại tài chính.
Do đó, doanh nghiệp không nên xem việc lưu trữ hợp đồng điện tử chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà cần coi đây là một phần quan trọng trong công tác quản trị rủi ro.
Như vậy theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử và các tài liệu liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm chấm dứt hiệu lực. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp và bảo đảm tính minh bạch trong môi trường lao động số. Tham khảo nhiều thông tin bổ ích tại HDDT nhé.
Leave a Reply