Hiện nay việc scan tài liệu được xem như một trong những cách để doanh nghiệp có thể lưu trữ dễ dàng và tiện lợi nhất. Có một số người tranh cãi liệu chữ ký scan trong hợp đồng có giá trị pháp lý không , rồi hợp đồng scan có hiệu lực hay không. Tham khảo bài viết ngay sau đây để làm rõ những vấn đề như trên.
1. Chữ ký scan và cách thức sử dụng
Nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký scan là một giải pháp hữu hiệu dành cho các hợp đồng trong trường hợp các bên hay nhiều bên của hợp đồng không ở cùng một địa điểm. Đặc biệt, chữ ký scan được sử dụng thông dụng trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch đa quốc gia và có yếu tố nước ngoài về mặt chủ thể. Ở bất cứ đâu bạn có thể giao ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
- Hình thức sử dụng chữ ký scan:
+) Bước 1: ợp đồng được người ký in ra từ dữ liệu điện tử và người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống
+) Bước 2: hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử và bản quét hình của hợp đồng đã ký
+) Bước 3: Gửi hợp đồng đi bằng thư điện tử
2. Về giá trị pháp lý của chữ ký scan theo pháp luật Việt Nam
Căn cứ vào luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:
- Đối với văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
- Đối với văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 quy định rõ về chữ ký số là một loại chữ ký điện tử. Còn về chữ ký scan, chữ ký hình ảnh Pháp luật Việt Nam lại chưa quy định cụ thể đó có phải là một loại chữ ký điện tử hay không.
Pháp luật Việt Nam hiện chỉ mới công nhận hiệu lực của các hợp đồng được lập bằng hình thức điện tử và được ký bằng chữ ký số. Pháp luật chưa quy định rõ giá trị pháp lý của chữ ký scan cho nên hợp đồng được ký bằng chữ ký scan không đương nhiên có hiệu lực.
3. Những ưu điểm vượt trội khi scan hợp đồng
a) Lưu trữ các hợp đồng quan trọng
Những hợp đồng quan trọng bạn nên sao lưu và bảo quản cẩn thận để khi cần đến có thể dễ dàng tìm kiếm khi hay phòng trừ trường hợp bị mất/ cháy/hỏng. Lúc này, scan hợp đồng trở nên cần thiết hơn.
Sử dụng máy scan/ ứng dụng scan để số hóa hợp đồng, tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân, doanh nghiệp, giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí trong việc in ấn hợp đồng/ tài liệu.
b) Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Lưu trữ thông tin hợp đồng ở dạng số hóa thông qua bản scan và cài đặt mã truy cập bảo mật với các hợp đồng/ tài liệu quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên cực kỳ bảo mật.
c) Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện
Việc chuyển các hợp đồng từ bản giấy sang các tệp file mềm lưu trữ trong máy tính/ điện thoại khiến cho việc sắp xếp thông tin được dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
Bên cạnh đó, một số dòng máy Scan, ứng dụng scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu có thể quét qua email, công cụ đám mây hay qua các ứng dụng của bên thứ ba thuận tiện. Vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.
Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn hiểu được hợp đồng scan có pháp lý không, và những ưu điểm vượt trội của hợp đồng mang lại cho doanh nghiệp. Chúc các bạn có nhiều thông tin bổ ích ngay bài viết dưới đây nhé.
Leave a Reply